Cómo ser más productivos?
Porqué siempre hablamos de productividad?
Vamos a hablar de este tema que está muy de moda y es importantisimo para la realización de todo tipo de tareas.
He visto cientos de videos, publicidad sobre cursos gratuitos sobre productividad, decenas de influenciadores hablando sobre el tema y tableros enteros en pinterest dedicados a optimización del tiempo. Las redes sociales están inundadas de este u otros temas similares y esta epoca, iniciando el año 2020 es propícia para implementar nuevas tecnicas para mejorar en algunos aspectos de nuestras vidas. El emprendimiento va de la mano con saber administrar las 24 horas que tenemos disponibles en el día y sacarle todo el jugo para cumplir nuestras tareas.
En ocasiones hay consejos que se repiten, son los más nombrados en esos cursos y recomendaciones y hay ciertos patrones que está demostrado que funcionan. Practicar yoga muy temprano inmediatamente dejamos la cama, evitar leer el correo electrónico antes de las 8:30 de la mañana e incluso recomiendan tener una pausa para hacer una siesta durante el día, no mayor a 20 minutos de sueño reparador para continuar una jornada con energías renovadas.
Uno de los aspectos que más ha influenciado en nuestra forma de ver la productividad es el cambio del paradigma a causa de los tiempos en los que vivimos en los que la tecnología está en todas partes y tenemos acceso inmediato a casi cualquier cosa en internet nos ha generado ciertas conductas que nos juegan una mala pasada a la hora de organizarnos.
Presisamente se trata de esa sensación de inmediatez, de requerir y sentir que debemos responder u obtener una respuesta en el mismo instante lo que genera cierto desequilibrio en las tareas diarias, y ponemos como urgente, actividades como enviar un correo electrónico o devolver una llamada. Por eso mismo siempre estamos conectados, siempre estamos ahí con un 100% de disponibilidad y esa artificial necesidad de estar conectados nos genera un desgaste innecesario y nos resta energía para cumplir objetivos.
Otro problema es generado por la hiperconexión, por lo que tenemos casi cualquier información a la mano, todos tenemos internet en el bolsillo y dependemos de el en muchos aspectos. Lo importante es restarle importancia a la información no relevante, durante el tiempo que deseamos ser productivos.
Tal hiperconexión nos genera al mismo tiempo infoxicación, una saturación de conceptos, chismes, memes, fakenews, videos virales y gatitos que termina desplazando la información que realmente nos interesa y nos permite mejorar nuestra jornada. Definir lapsos de tiempo para redes sociales y similares además de filtrar la información que consumimos puede complementar, en lugar de interrumpir el tiempo que tenemos para alcanzar todas las metas.
Ser productivo es la joya de los talentos.
Todos tenemos formas muy diferentes de hacer las cosas y en lo personal he conocido y he comenzado a probar algunas técnicas sencillas que me han funcionado para aumentar la productividad y cumplir planes que antes pensaba que no podría lograr. Voy a exponer estos conceptos no como una camisa de fuerza, sino más bien como recomendaciónes alternativas que se pueden adaptar a un proceso de mejoramiento que ya hayas comenzado este mes.
Algunos suenan bastante lógicos, pero es en el momento de practicarlos es cuando experimentamos todo el potencial de estos 5 puntos y hay un 6to punto extra que discutiremos al final.
Entonces entrando en materia
1) Tómate tu tiempo. Ya hablé sobre la inmediatez y cómo nos perjudica y muchas de las tareas (no urgentes) que debemos realizar para avanzar. Tomarse el tiempo para planear, organizar y comunicar antes de entrar a la acción nos trae beneficios. Pensar mejor como hacer una propuesta comercial o posponer la finalización del código de un programa por agotamiento o simplemente para darme la oportunidad de mejores ideas me ha funcionado en multiples ocasiones. Las ideas vienen cuando el cerebro se está divirtiendo.
2) Podemos ver el futuro. Los humanos somos los unicos seres que podemos hacer planes hacia el futuro lejano. Sabemos planificar citas para dentro de 8 días, una cena mañana en la noche y hasta que ropa nos podemos poner. Entre mayor sea nuestro nivel de detalle de los planes que hacemos y sus pormenores podemos tener una idea muy cercana de los resultados y los posibles pasos a realizar. Este proceso nos permite productividad en el largo plazo y poder construir planes de trabajo y proyectos más detallados y sostenibles.
3) Conocimiento de mis limitaciones. Si bien la invitación siempre es a sobrepasar nuestros límites y obligarnos a salir de la Zona de Confort, tambien es beneficioso saber hasta donde puedo llegar. Cual es el limite de mis conocimientos, cual es mi limite de tiempo, cual es mi limite de concentración, cual es mi techo de creatividad.
Identificar las alertas que me muestran que estoy llegando sobre la línea que marca la frontera entre lo que puedo hacer y lo que no puedo, me invita a buscar recursos y tomar decisiones a tiempo para corregir el rumbo y saber cuando delegar, cuando detenerme y cuando volver a comenzar.
4) Realizar si o si las tareas que me acercan a mis objetivos. Esta es para mi una combinación o un resultado de los puntos anteriores pasando a la práctica. Si he decidido cuales son las tareas que puedo realizar, cuales de ellas realizaré en el futuro inmediato, a mediano o largo plazo y me tomo mi tiempo para hacerlo dedicando especial atención a los detalles y a los pasos siguientes, me estaré acercando con seguridad y sin pausa a los objetivos que tenga. Sean los que sean. Si bien hay tareas que no parecen muy importantes, como hacer una consulta en internet para saber más sobre un tema en especifico y continuar mi proyecto o hacer una llamada para tomar una decision trascendental, estas tareas hay que hacerlas para "destrabar" ciertos procesos que nos llevarán a terminar la tarea completa.
5) Crea una rutina. Esta es la parte más dificil de todas y creo que por mucho esfuerzo que uno haga, siempre hay cierto grado de incertidumbre en la agenda que hayamos planeado. Por eso siempre debemos dejar ciertos espacios de tiempo para dedicar a la familia, prestar atención a los amigos, hacer una pausa después de almorzar y leer un libro. Estos espacios nos permiten enfocarnos en otras cosas y si lo hacemos recurrentemente nos acostumbramos a fluctuar entre los momentos productivos y de ocio para retomar fuerzas. Una buena rutina que combine ejercicio, lectura, descanso y socialización aportan un flujo de energía que beneficiará nuestros planes.
y un punto adicional...
Me ha funcionado de manera excepcional y lo recomiendo para quienes quieran practicarlo y me cuenten como les va, y es:
6) hacer una ultima actividad del día. Esta ultima actividad es como la milla extra, como una pequeña acción que dé inicio a la rutina del dia siguiente, que conecte el día de hoy con las actividades de mañana y me permita la sensación de continuidad. En mi caso por ejemplo, si sé que debo editar unos archivos para un informe al día siguiente, lo ultimo que hago la noche anterior es abrir el programa de edición (Illustrator o por ejemplo Adobe Premiere, que es un programa de edición de video que se tarda bastante en cargar en mi portatil) y asi ahorro un par de minutos en la mañana siguiente e iniciar la actividad ya con el archivo listo para editar.
Espero que estos puntos y estos análisis al rededor de la productividad les hayan gustado que los planeen poner en practica y me cuenten en los comentarios cuales de ellos ya conocían o cual otro utilicen en su rutina diaria.
Me cuentan!
